Forretningsorden for bestyrelsen i Ishøj Kunstforening
1. Formål
At beskrive proceduren for forretningsgangen i Ishøj Kunstforening således, at bestyrelsesmøder og den øvrige forretningsgang forbliver den samme, uanset hvilke personer, der sidder i bestyrelsen.
2. Omfang
Denne procedure omfatter alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
3. Bestyrelsen
Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer og to bestyrelsesmedlemmer, samt 2 suppleanter.
Det påhviler bestyrelsen at varetage Kunstforeningens interesser med omhu.
Den samlede bestyrelse har det overordnede ansvar for at denne procedure overholdes.
Bestyrelsen er ansvarlig for godkendelse og opfølgning på forretningsordenen.
Formanden har ansvaret for indkaldelse til møder i Kunstforeningen.
3.1 Afholdelse af møder
Ordinære møder afholdes en gang hver måned, undtagen i sommerferien.
På januar-mødet fremlægges regnskab for det forløbne år.
Formanden leder møderne. Formanden skal sørge for, at alle relevante oplysninger kommer frem og bliver drøftet. Formanden sørger i øvrigt for god mødedisciplin således, at der opretholdes en struktureret og nobel debat, under møderne.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig ved alm. flertal når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede.
Suppleanterne kan deltage i bestyrelsesmøderne, dog uden stemmeret.
Suppleanterne træder ind hvis et bestyrelsesmedlem træder ud af bestyrelsen. Længere tids fravær ca. 3 mdr. det samme.
Ved stemmelighed er det formanden, der har veto.
3.2 Dagsorden på Kunstforeningens møder
Dagsordenen fastsættes af formanden. Der kan kun træffes beslutninger om sager, der ikke er optaget på dagsordenen, såfremt hele bestyrelsen er til stede.
Faste punkter på dagsordenen:
1. Valg af ordstyrer
2. Valg af referent
3. Godkendelse af referat fra sidste møde
4. Orientering v/kassereren, økonomi, herunder oplysning af medlemstal
5. Diverse aktuelle punkter. Der anføres om det er debatpunkt eller beslutningspunkt.
6. Opfølgning på tidligere besluttede punkter
7. Eventuelt
8. Fastsættelse af dato for næste møde
3.3 Forslag til Kunstforeningens møder
Forslag til behandling på de ordinære møder i Kunstforeningen skal være formanden i hænde senest seks dage for mødet.
Dagsordenen udsendes til bestyrelsen og suppleanter senest tre dage før mødet.
3.4 Mødereferater
Mødereferater udarbejdes af referenten.
Mødereferater skal indeholde information om alle debatterede emner på mødet.
Når mødet er slut, læser referenten referatet op, og bestyrelsen forhåndsgodkender det.
Mødereferaterne skal sendes til alle bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter på mail indenfor en periode på otte dage efter mødets afholdelse.
Der udsendes nyhedsbrev til meldemmerne efter hvert bestyrelsesmøde. Nyhedsbrevet skal indholde dato for næste bestyrelsesmøde.
4. Medlemsadministration
Indmeldelse af nye medlemmer: Kassereren sørger for at fremsende en opkrævning på både aktuelt medlemskontingent og nøgledepositum.
Nye medlemmer gives 14 dages betalingsfrist ved udsendelse af opkrævning. Er kontingentet ikke betalt ved fristens udløb optages vedkommende ikke.
5. Kontingentbetaling
Kontingentet opkræves hver år 1. februar, med betalingsfrist til udgangen af februar.
Er der ikke betalt efter 14 dage, sendes én rykker med yderligere 14 dages betalingsfrist. Der udsendes ikke yderligere rykkere. Kasseren kan evt. ringe til medlemmet for at forhøre sig vedr. den maglende betaling.
Betales kontingentet ikke udmeldes medlemmet. Kasseren sender mail til medlemmet vedr. udmeldelsen og informerer om at nøgle skal afleveres.
6. Kunstforeningens afdelinger
Bestyrelsen fastlægger Kunstforeningens kunstarter.
7. Indkøb
Alle indkøb skal godkendes på et bestyrelsesmøde. Ønsker om indkøb kan fremsættes af bestyrelsesmedlemmer og medlemmer. Ønsker fremsendes skriftligt til formanden.
Indkøbet beskrives; hvad er der tale om, hvor foregår indkøbet og hvad koster det.
Når indkøbsaftalen er godkendt, på bestyrelsesmøde, kan der aftales med kassereren hvordan købet foretages.
Formanden kan undtagelsesvis godkende mindre indkøb unden det skal godkendes på et bestyrelsesmøde.
8. Arrangementer
Arrangementer skal som hovedregel økonomisk hvile i sig selv.
Alle typer arrangementer skal aftales og godkendes af bestyrelsen.
Tovholdere på arrangement skal udfærdige en beskrivelse over forventede udgifter og indtægter, der godkendes på et bestyrelsesmøde.
Tovholdere på arrangement forpligter sig til at varetage indkøb, forberedelser, afholdelse, samt oprydning.
9. Opfølgning og gennemgang
Forretningsordenen evalueres af bestyrelsen på første møde efter generalforsamlingen.
10. Ændringsliste
Tilrettet den 25. marts 2025.
