Ishøj Kunstforening/ Databeskyttelse EU

14.06.2018 / til medlemmerne.

Som sikkert de fleste medlemmer er klar over, trådte den ny persondatalov (EU) i kraft den 25. 05. 2018

Ud fra det materiale, vi er blevet gjort bekendt med, skal der i foreningen være en dataansvarlig, der skal defineres en privatlivspolitik og en slettepolitik, samt hvordan man som forening behandler de faktaoplysninger, der er på vores medlemmer.

De fleste foreninger opererer med IKKE følsomme data. Ishøj Kunstforening er heller ingen undtagelse. Vi må ikke videregive eller sælge vores data til andre. I foreningen er den dataansvarlige vores kasserer, John Rasmussen (jf. der skal være tale om en person). Den dataansvarlige indhenter ved nye medlemmers indmeldelse i foreningen, som han tidligere har gjort, navn, postadresse, postnummer, telefonnummer (fastnet eller mobil) samt fødselsdag, måned og år. De sidste 4 cifre i personnummeret indsamles ikke. Herudover indsamles mailadresserne for at kunne kontakte foreningens medlemmer. Kontakten gælder såvel arrangementer samt øvrige oplysninger af betydning for alle medlemmer. Alle disse data indsamles for at kunne administrere foreningen. Et medlem skal slettes ved udmeldelse, dog forlanger Ishøj Kommune, at medlemslisterne opbevares i 3 år efter gyldig udmeldelse af foreningen. Råder man over en nøgle, skal denne afleveres. Den dataansvarlige må sikre sig, at intet medlem ved indmeldelse i foreningen er under 18 år gammel. Dataene indsamles også med henblik på at kunne søge Ishøj Kommune om foreningstilskud.

Oplysninger om medlemmer, såvel på foreningens hjemmeside, på tilgængelige opslagstavler i foreningens lokaler, herunder bestyrelsens mailadresser samt på foreningens medlemsliste samt i foreningens blad må ikke misbruges eller på anden måde miskreditere foreningen og dens medlemmer. Oplysningerne på foreningens hjemmeside gælder kun kontaktpersoner ifm. forskellige tiltag (hvornår kan man fx træffe andre i lokalerne) samt bestyrelsens sammensætning, men gælder altså ikke den samlede medlemsliste. Såfremt bestyrelsesmedlemmer udtræder af foreningen skal den dataansvarlige sørge for, at oplysningerne makuleres og at han / hun underskriver en tro – og love erklæring om, at oplysningerne slettes.

I forbindelse med billedgengivelse af portrætbilleder af medlemmer skal der indhentes samtykke til at måtte videregive disse. Man må godt tage situationsbilleder med flere personer uden at fokusere skarpt på enkeltindivider.

Såfremt data bliver stjålet og oplysningerne derved kan blive følsomme og evt. kan misbruges af andre, skal der indberettes til Datatilsynet.

Oplysningerne bliver meddelt medlemmerne via mail, foreningsbladet og hjemmesiden.

P.v.b.

John Rasmussen / Mogens Hansen